Tulosta

A A

pori.fi / Hankintapalvelut / Avoimet tarjouspyynnöt / Sähköisen tarjouksen jättämisen periaatteet

Sähköisen tarjouksen jättämisen periaatteet

Porin kaupungin hankintapalvelut toivoo, että sähköisesti esitettyyn tarjouspyyntöön myös vastataan sähköisesti. Sähköpostin liitteenä lähetetty tarjous on pätevä tarjousasiakirja eikä tarjousta ole välttämätöntä lähettää erikseen postitse, faksilla tai henkilökohtaisesti tuoden. Mahdolliset kuvastot tms. tarjouksen liitemateriaali voidaan lähettää lisäksi postitse.

Useimmissa hankinnoissa tarjouspyynnön liitteenä on tarjouksen tekemistä varten excel-asiakirja. Jotta hankintapalvelut saisi menettelystä parhaan hyödyn, toivomme, että täyttäisitte tarjouksenne noudattaen seuraavia käytännön toimintaohjeita:

1. Tarjous lomakkeella

Mikäli tarjouspyynnön liitteenä on tarjouslomake, tarjous tulee tehdä valmiilla lomakkeella. Lomakkeessa on määritelty tarjottavat tuotteet ja/tai tarjousta täsmentävät toiminnot. Älkää lisätkö tai poistako rivejä. Lisätarjouksen/ -selvitykset voi tehdä erillisellä tarjousliitteellä.

2. Hintojen merkitseminen

Tarjoushinnat tulee merkitä lukuina ilman euro- tai muita merkintöjä. Lomakkeen otsakerivissä on jo valmiina maininta "tarjoushinta euroa, alv 0 %", joten erilliset merkit vain lisäävät työtänne ja haittaavat tarjousvertailun tekoa.

3. Tiedoston tallentaminen ja tiedostomuodot

Tallentakaa lähetettävä asiakirja mielellään sillä nimellä, jota on pyydetty (esim. tpxx.xls).Tarjous saa sisältää yleisimpiä tiedostomuotoja, kuten doc-, rtf-, xls-, ppt- ja pdf-tiedostoja. Isojen tiedostojen vastaanottaminen saattaa tukkia hankintapalvelujen sähköpostin väliaikaisesti. Erityisesti suuria pdf-tiedostoja sisältävät tarjoukset olisi hyvä lähettää hyvissä ajoin ennen tarjousajan päättymistä, jotta postin vastaanottaminen sujuu sujuvasti myös ruuhka-aikoina.

4. Tarjouksen lähettäminen

Itse tarjouksen tulee olla kokonaisuudessaan liitetiedostoissa. Tarjous tulee lähettää osoitteeseen tarjous(at)pori.fi Tarjouksen tultua hankintapalvelujen sähköpostiin, kuittaamme tarjouksen saapumisen lähettäjän osoitteeseen mahdollisimman pian. Tarjous katsotaan ajoissa tulleeksi silloin, kun se on saapunut ajoissa perille (siis EI lähetysajan perusteella). Koska sähköpostin kulkeminen saattaa ottaa muutaman minuutin, ei tarjouksen lähettämistä kannata jättää viimeiseen viiteen minuuttiin.

Jos tarjousajan loppuminen on lähellä ja kuittausta saapuneesta tarjouksesta ei kuulu, kannattaa tarjouksen perille tulo tarkistaa puhelimitse (044 - 701 1222 / yhteystiedot ).