Etusivu > Uutiset > 2016 > 08 > Arkisto on kaupungin toimiva muisti

Arkisto on kaupungin toimiva muisti

(05.08.2016 10:57 Saija Laaksovirta / päivitetty 05.08.2016 11:20)

Porin kaupunginarkisto sijaitsee kaupungintalon kellarikerroksessa. Arkisto huolehtii pysyvästi säilytettävästä kaupungin asiakirja-aineistosta ja tietopalvelusta. Kaupunginarkistolla on myös toinen arkistotila Konepajanrannassa ja osaa aineistosta säilytetään edelleen virastojen omissa arkistoissa.

Asiakirja-arkistoinnin lisäksi niin kaupunkilaisille kuin henkilöstöllekin tarjottava tietopalvelu on iso osa toimintaa. Arkistosta löytyy muun muassa kaupunginhallituksen ja -valtuuston pöytäkirjoja sekä niihin liittyvää materiaalia, lautakuntien asiakirjoja ja paljon muuta hallinnollista aineistoa. Kuntaliitosten myötä myös muun muassa Noormarkun ja Lavian asiakirjoja löytyy hyllyistä.

Kaupunginarkistosta voi siis tiedustella päätöksentekoon liittyviä materiaaleja, pöytäkirjoja, mutta myös koulu- ja tutkintotodistuksia. Myös henkikirjoja löytyy, joissa on tietoa muun muassa kaupungissa asuneiden henkilöiden ammateista ja asuinpaikoista.

kuva Kuva: Saija Laaksovirta/Porin kaupunki

Arkistosta onkin oiva apu tutkijoille, sukututkimuksen tekijöille tai ihan kenelle tahansa, jota kiinnostaa esimerkiksi tiettyyn asiaan liittyvän hallinnollisen päätöksen eteneminen tai hukkuneen koulutodistuksen uudelleen löytäminen.

Helpoiten neuvoja tiedonhakuun saa soittamalla arkistosihteeri Anu Tuomiselle. Arkistotiloihin itsessään ei valitettavasti pääse tutustumaan.

– Kaupunginarkistossa on tutkijanhuone, johon saa varata ajan etukäteen soittamalla ja kertomalla ennalta, mitä on tulossa tutkimaan. Me autamme mielellämme tiedon etsimisessä.

Ihan mitä tahansa ei arkistosta kuitenkaan saa käsiinsä. Julkisuuslain mukaan lähtökohtaisesti kaikki aineistot ovat julkisia, mutta poikkeuksiakin on. Esimerkiksi yksittäisten henkilöiden terveyteen liittyvät asiakirjat tai muut arkaluontoiset aineistot ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettävät asiakirjat sekä niiden salassapitoaika on määritelty julkisuuslaissa.

Vanhimmat aineistot kaupunginarkistossa ovat 1800-luvun alkupuolelta asti. Nämä ovat muun muassa kirjeitä, kaupungin irtaimistoluetteloita, postikirjoja ja veroluetteloita. Kaupunginarkistoon tulee jatkuvasti lisää arkistoitavaa materiaalia, mutta esimerkiksi edellä mainitut vanhimmat asiakirjat tullaan säilyttämään ikuisesti. Osa asiakirjoista taas hävitetään määräajan puitteissa.

– Arkistoiduilla asiakirjoilla ja aineistoilla on myös historiallinen ja kulttuuriperinnöllinen merkitys, lisää Tuominen.

Sähköiseen arkistoon siirtyminen vasta suunnittelutasolla

Tänä päivänä kaikki pyritään sähköistämään, mutta toimiiko se arkistossa? Tuomisen mukaan arkiston sähköistäminen vähentäisi toki arkistotiloista koituvia kustannuksia, mutta asettaa samalla haasteita tiedon käytettävyydelle tulevaisuudessa. Tiedon hakeminen helpottuisi, mutta aineiston ylläpito ja säilyminen käyttökelpoisena vuosikymmenien ajan tallennusvälineiden ja tiedostoformaattien muuttuessa vaatii tarkkaa suunnittelua. Arkistolaitos on jo antanut muutamalla kunnalle luvan säilyttää materiaaleja sähköisessä muodossa. Helsinki ja Lahti ovat siirtyneet sähköiseen arkistointiin muun muassa hallinnollisten ja teknisten aineistojen osalta.

– Paperi on kuitenkin turvallinen vaihtoehto. Tärkeintä on tiedon säilyminen ja sen löytäminen vielä vuosienkin päästä. Sähköistyminen on varmasti arkistossakin tulevaisuutta, mutta vaatii pohdintaa sopivien ohjelmistojen osalta.

Tuominen muistuttaa, että esimerkiksi potilaskertomukset löytyvät perusturvasta, rakennuslupa-asiat ympäristövirastosta ja kiinteistöasiat teknisestä palvelukeskuksesta. Kaupunginarkistoon soittamalla saa joka tapauksessa neuvoja, mistä lähteä tietoa etsimään, vaikkei sitä juuri kaupunginarkistosta löytyisikään. Satakunnan Museon Satakunta-arkisto on myös hyvä tiedonlähde. Kuvamateriaalia kaupunginarkistosta löytyy hyvin vähän, mutta Satakunnan Museon kuva-arkistosta sitäkin enemmän.

Tiesitkö, että..?

  • Kaupunginarkiston tiloissa kaupungintalolla säilytetään arkkua, jonka pankinjohtaja Rafael Mellin on testamentissaan lahjoittanut Porin kaupungille. Lautakunta hyväksyi arkun sijoittamisen kaupunginarkiston holviin 3.8.1966. Arkun sisältö on mysteeri, joskin sen kerrotaan pitävän sisällään postimerkkejä. Sinetöidyn arkun saa avata vasta, kun Porin kaupunki täyttää 500 vuotta eli vuonna 2058.
  • Kaupungintalolla on asiakirjoja noin 1140 hyllymetriä ja Konepajanrannan arkistossa noin 390 hyllymetriä eli yhteensä siis noin 1530 hyllymetriä.
  • Arkistoitavia materiaaleja käsitellään tarkasti. Niistä poistetaan niitit ja muovitaskut. Asiakirjat säilytetään omissa koteloissaan, jotka suojaavat niitä kosteudelta ja pölyltä.
  • Arkiston lämpötilaa ja kosteutta seurataan jatkuvasti mittareilla.
  • Kaupunginarkiston aineistoluettelo löytyy kaupungin verkkosivuilta.
kuva Kuva: Saija Laaksovirta/Porin kaupunki




Hakusana