Yhteiset toimitilat -hanke

Poriin ollaan suunnittelemassa modernia yhteistä työympäristöä, jonka on tarkoitus tuoda Porin kaupungin ja valtion palvelut keskitetysti asiakkaiden lähelle. Tavoitteena on myös parantaa yhteistyötä sekä asiakas- ja työntekijäkokemusta. Porilaiset sekä henkilöstö halutaan tiiviisti mukaan suunnitteluun ja kehittämään uusia työnteon tapoja.

Porin kaupunki kertoi syyskuussa selvittävänsä Rautatienpuistokatu 5:n kiinteistön soveltuvuutta kaupungin ja valtion yhteiskäyttöisen virastotalon uutena sijaintipaikkana. Selvitystyön aikana mahdolliseksi toiseksi kohteeksi nousi valtion omistaman Suomen Erillisverkot konsernin kiinteistö osoitteessa Yrjönkatu 6 (entinen postitalo).

Vertailun ja äänestyksen jälkeen hankkeessa mukana olevat valtion virastot ja Senaatti-kiinteistöt yhdessä päättivät, että valtion toimistotyöympäristön suunnittelua tullaan jatkamaan entiseen postitaloon. Porin kaupunki päätti jatkaa selvitystyötä, jossa kaupungin henkilöstö sijoitettaisiin Rautatienpuistokatu 5:een. Yhteisen asiakaspalvelun tilasuunnittelua jatketaan kaupungin ja valtion virastojen kanssa postitaloon. Yhteisellä asiakaspalvelulla tuodaan palvelut keskitetysti asiakkaiden lähelle. Tiloihin suunnitellaan yhteinen asiakaspalvelu, kokoustilat ja muita yhteistyön tiloja. Näiden lisäksi suunnitellaan valtion virastoille yhteinen monitilatyöympäristö sekä erillinen työympäristö Porin kaupungille. Hankkeen on tarkoitus valmistua ja tilat ottaa käyttöön vuonna 2024.

Uusien tilojen asiakaspalvelua on kehitetty alkuvuoden 2020 aikana yhdessä asukkaiden ja henkilöstön kanssa. Asiakaspalvelukonsepti valmistui keväällä 2020.

Yhdessä luodun konseptin ensisijaisena tavoitteena on parantaa asiakaskokemusta tarjoamalla valtion ja Porin kaupungin palvelut saman katon alla. Näin mahdollistetaan usean palvelun saaminen samasta paikasta mahdollisimman nopeasti, tehokkaasti ja vaivattomasti sekä asiakkaan että henkilökunnan näkökulmasta. Uusi monipuolinen ja toimintaa tukeva asiakaspalveluympäristö, uudet palvelun roolit, yhteiset palvelua tukevat järjestelmät sekä henkilöstön yhteistyön tiivistäminen tukevat kaikki hyvää asiakas- ja henkilöstökokemusta.

Sujuvan asioinnin luomiseen on vastattu konseptissa selvittämällä muun muassa erilaisten asiakkaiden tarpeita ja laatimalla niiden pohjalta asiakaspersoonia, esimerkkejä palvelupoluista ja alustavia tilatyyppejä.

Projektin vetovastuu Porin osalta on kaupunginjohtajan nimeämillä johto- ja projektiryhmillä. Valtionhallinnon osalta vetovastuu on Senaatti-kiinteistöillä.

Yhteisasiakaspalvelukonseptin havainnekuva
Yhteisasiakaspalvelukonseptin havainnekuva, by Pentagon Design