Yhteiset toimitilat -hanke

Poriin suunnitellaan modernia yhteiskäyttövirastoa, jonka on tarkoitus tuoda kaupungin ja valtion palvelut keskitetysti porilaisten lähelle. Tavoitteena on parantaa yhteistyötä sekä asiakas- ja työntekijäkokemusta. Porilaiset sekä henkilöstö halutaan tiiviisti mukaan suunnitteluun ja kehittämään uusia työnteon tapoja. Kyseessä on Suomen mittakaavassa ainutlaatuinen ja kokonaan uusi yhteiskäyttövirastokonsepti.

Yhteisiin tiloihin sijoittuvat muun muassa asiakaspalvelut, kokoustiloja sekä tukipalveluita. Niiden lisäksi suunnitellaan erilliset monitilatyöympäristöt sekä valtion virastoille että Porin kaupungille. Toteutuessaan hankkeen on määrä olla valmis kesällä 2023. Muutos koskee noin 340 valtion virastoissa työskentelevää ja 460 Porin kaupungin työntekijää.

Projektin vetovastuu Porin osalta on kaupunginjohtajan nimeämillä johto- ja projektiryhmillä. Valtionhallinnon osalta vetovastuu on Senaatti-kiinteistöillä.

Uusien tilojen asiakaspalvelua on kehitetty alkuvuoden 2020 aikana yhdessä asukkaiden ja henkilöstön kanssa. Asiakaspalvelukonsepti valmistui keväällä 2020.

Yhdessä luodun konseptin ensisijaisena tavoitteena on parantaa asiakaskokemusta tarjoamalla valtion ja Porin kaupungin palvelut saman katon alla. Näin mahdollistetaan usean palvelun saaminen samasta paikasta mahdollisimman nopeasti, tehokkaasti ja vaivattomasti sekä asiakkaan että henkilökunnan näkökulmasta. Uusi monipuolinen ja toimintaa tukeva asiakaspalveluympäristö, uudet palvelun roolit, yhteiset palvelua tukevat järjestelmät sekä henkilöstön yhteistyön tiivistäminen tukevat kaikki hyvää asiakas- ja henkilöstökokemusta.

Sujuvan asioinnin luomiseen on vastattu konseptissa selvittämällä muun muassa erilaisten asiakkaiden tarpeita ja laatimalla niiden pohjalta asiakaspersoonia, esimerkkejä palvelupoluista ja alustavia tilatyyppejä.

Yhteisasiakaspalvelukonseptin havainnekuva
Yhteisasiakaspalvelukonseptin havainnekuva, by Pentagon Design