Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallinnasta vastaa Porin kaupungissa hallintosäännön mukaisesti kaupunginhallitus yhdessä kaupunginjohtajan kanssa. Tiedonhallintayksikkö tiedonhallintamallissa on viranomainen, jonka tehtävänä on toteuttaa tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.

Porin kaupungin hallintosääntö

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa tiedonhallintalain edellyttämää tiedonhallintamallia. Malli sisältää keskeisimmät tiedot tietojärjestelmistä, tietovararannoista, tietoaineistoista, tietoryhmistä ja niiden välisistä yhteyksistä, asiakasrekisteristä ja tietoaineistojen saatavuudesta.

Tiedonhallintamalli:

Kaaviomalli, jossa kuvataan Porin kaupungin tiedonhallintamallia

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleiskuvaus Porin kaupungin käsittelemästä julkisesta tiedosta julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää myös tiedon julkisen tiedon saatavuudesta ja luovuttamisesta.

Tiedonhallintamallin mukaiset tiedot lakiin ja suosituksiin 906/2019 28 §

Porin kaupungin päätöksenteko ja asiarekisteri

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireillä olevat ja tulevat asiat, niihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat. Asianhallintajärjestelmässä hallitaan vireillä olevia ja tulevia asioita sekä niihin liittyviä asiakirjoja ja toimenpiteitä. Näihin liittyvät asiakirjat perustuvat asioiden elinkaarenhallintaan eli vireille tuloon, valmisteluun, päätöksentekoon ja tiedoksiantoon, toimenpanoon ja muutoksenhakuun. Asianhallinnan lisäksi kokonaisuuteen kuuluu myös sähköinen kokousympäristö ja arkistointi.

Tiedon salassapito perustuu aina lakiin. Salassa pidettävien tietojen salassapitoperusteet ovat julkista tietoa, joka on luettavissa esim.  päätöspöytäkirjoista. Asianhallintajärjestelmässä asioille ja asiakirjoille annetaan Kansallisarkiston normin mukainen julkisuusluokka. Julkisuusluokan määrittelyyn vaikuttaa henkilötietoluonne, salassapitoperuste ja salassapitoaika. 

Asianhallintajärjestelmien näkymään, kirjaamiseen ja käyttämiseen myönnetään oikeus virka-asema tai muut työtehtävät huomioiden. Järjestelmä vaatii rekisteröitymistä.

Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat nähtävissä seuraavista linkeistä: 

Porin kaupungin esityslistat ja pöytäkirjat

Porin kaupungin sähköinen päätöksenteko

Porin kaupungin sähköinen ilmoitustaulu

Menossa olevat kuulutukset

Kuulutuksiin liittyvät asiakirjat ovat myös nähtävillä palvelupiste Porinassa. Erityislainsäädäntöön perustuvat kuulutukset julkaistaan myös perinteisellä ilmoitustaululla, joka sijaitsee Porinassa.

Valmisteilla olevat kaavat ovat kaupunkisuunnittelun verkkosivuilla.

Tietovarannot ja asiakasrekisterit

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.  Porin kaupungin tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

Fyysiset tietovarannot

Arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytystä, kuljetusta ja yleistä hallinnointia sekä asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai rakennusta. 

Porin kaupungin arkistot koostuvat pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista. Osa arkistomateriaalista on myös toimialojen arkistoissa.

Kaupungintalolla sijaitseva kaupunginarkisto säilyttää kaupunginhallituksen ja -valtuuston sekä kaupunginjohtajan asiakirjoja. Laaja kokoelma sisältää myös lakkautettujen arkistonmuodostajien asiakirja-aineistoja.

Perusturvan potilasasiakirja-arkisto säilyttää potilaskertomukset ja huolehtia siitä, että ne ovat käytettävissä mahdollisimman tehokkaasti ja joustavasti potilaan tutkimuksessa ja hoidossa sekä tieteellisessä tutkimuksessa.

Teknisen toimialan päätearkisto säilyttää kaupungin rakennus- ja kiinteistölautakunnan ja teknisen lautakunnan aineistoja. Merkittävä osa aineistosta on rakennusten, siltojen ja satamien suunnitteluun ja rakentamiseen liittyviä asiakirjoja, liikenneverkon ja yleisten alueiden, kuten katujen, kehittämiseen ja ylläpitoon liittyviä asiakirjoja sekä kiinteistöjen ja maa-alueiden hallintaan, pohjatutkimuksiin ja tulvasuojeluun liittyviä asiakirjoja. Lisäksi arkistossa säilytetään maaseututoimen viranomaispalveluissa syntyvää aineistoa.

Rakennusvalvonnan arkistossa säilytetään esimerkiksi arkkitehtikuvia (asema-, pohja-, julkisivu- ja leikkauskuvia), rakennepiirustuksia, vesi- ja viemäripiirustuksia sekä ilmanvaihtopiirustuksia.

Satakunta-arkistossa säilytetään Satakunnan Museon valokuva- ja arkistokokoelmaa.

Loogiset tietovarannot (rekisterit)

Rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Oli tietojoukko sitten keskitetty, hajautettu tai toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu. Käytännössä rekisteri voi siis koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä, esim. Henkilöstöhallinnon tietovaranto voi koostua henkilö-, palkka-, matkustushallinnon- ja työsuhdetiedoista.

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Porin kaupungin tietosuoja- ja rekisteriselosteihin liittyvät tiedot ovat julkisesti nähtävissä seuraavasta linkistä: 

Porin kaupungin tietosuojaselosteet

Toimialueiden rekisteriselosteet:

Asuminen ja ympäristö
Hallitus ja päätöksenteko
Kasvatus ja koulutus
Kulttuuri ja liikunta
Sosiaali ja terveys
Työ ja yrittäminen
Muut

Tietopyynnöt

Tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterin tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Jos tietoja ei löydy suoraan sähköisestä palvelusta, voit lähettää omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön Porin kaupungin kirjaamoon.

Tietopyynnön tulee sisältää nimesi, yhteystietosi, henkilötunnuksesi sekä yksilöinnin haluamistasi tiedoista. Tarkastuspyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on erityisen laaja tai monimutkainen, voidaan vastausaikaa jatkaa kahdella kuukaudella. Mikäli pyydettyjä tietoja ei toimiteta, annetaan asiasta kirjallinen todistus.

Porin kaupungin tietosuojaselosteet

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Julkisuuslain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Tietopyynnön voi tehdä Porin kaupungille sähköisesti seuraavasta linkistä:

Porin kaupunki - päätöksenteko ja yleishallinto

Tietopyynnön voi tehdä myös kaupungin kirjaamon kautta. 

Kirjaamon aukioloajat ja yhteystiedot

Asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti. Tietopyynnöt pyritään käsittelemään viivytyksettä, mutta viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Laajempiin hakuihin varataan 30 päivän käsittelyaika. Laaja-alaisista, selvitystyötä vaativista tietopyynnöistä voidaan periä kaupungin asiakirjahinnaston mukainen maksu.

Salassa pidettäväksi määritellyn aineiston luovuttaminen edellyttää pyytäjältä oikeutta käsitellä kyseisiä tietoja sekä henkilöllisyyden todentamista asiakirjaa luovutettaessa.

Sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyvät tietopyynnöt

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjoja pyydettäessä käytetään tietopyyntönä tulostettavaa tietopyyntölomaketta. Lomake pyydetään palauttamaan siihen toimintayksikköön, jonka tietoja pyydetään. 

Porin perusturvan sähköisesti käytössä olevat lomakkeet

Tietojen tarkastuspyyntö

Tietojen oikaisupyyntö

Selvityspyyntö

Hakemus kuolleen henkilön potilasasiakirjojen luovuttamiseksi

Lokitietopyyntö

Porin kaupungin asiakirjahallinnon laatukäsikirja

Asiakirjahallinnon laatukäsikirja eli toimintaohje on kaupunginhallituksen hyväksymä, tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n mukainen velvoittava ohjeistus asiakirjallisen tietoaineiston käsittelyyn. Laatukäsikirja sisältää yleistason ohjeistukset arkisto- ja asiakirja-aineiston käsittelystä Porin kaupungissa. 

Asiakirjahallinnon laatukäsikirja